Vom Anfrage-Text zum Angebotsentwurf.
Wie eine KI aus einer Kundenanfrage die passenden Positionen aus Ihrer eigenen Leistungs- und Preisliste heraussucht und einen Angebotsentwurf in Ihrem Format vorbereitet — den ein Mensch prüft, ergänzt und freigibt. Der Fahrplan beschreibt den einfachen Einstieg im Chat und den Schritt zur Übergabe an Ihr Angebotsprogramm.
Wo das hilft.
Der Nutzen entsteht nicht beim Rechnen, sondern beim Lesen und Zuordnen: aus einer formlosen Mail herauszufinden, welche Ihrer Leistungen gemeint sind und was noch fehlt.
Gut geeignet
- Es gibt eine Leistungs- oder Artikelliste mit festen Bezeichnungen, Einheiten und Preisen
- Anfragen kommen formlos per Mail oder als Anhang und werden heute abgetippt
- Angebote ähneln sich und setzen sich aus wiederkehrenden Positionen zusammen
- Frühere Angebote liegen vor und zeigen, wie Sie typische Anfragen umsetzen
Eher nicht geeignet
- Jedes Angebot ist eine Einzelkalkulation ohne feste Positionen
- Es gibt keine gepflegte Preisliste — dann ist diese der erste Schritt, nicht die KI
- Preise hängen von Verhandlung und Kundenbeziehung ab, die nirgends aufgeschrieben ist
Preise kommen aus der Liste, nie aus dem Modell.
Ein Sprachmodell rechnet und erfindet gleichermaßen flüssig. Deshalb darf es nur auswählen und zuordnen — jede Position muss mit Artikelnummer aus Ihrer Liste stammen, alles andere wird als offen markiert.
Nur Positionen aus der Liste
Die KI sucht zu jedem Wunsch des Kunden die passende Position mit Artikelnummer. Findet sie keine, schreibt sie „fehlt“ und begründet kurz, statt eine Position zu erfinden.
Lücken sichtbar machen
Fehlen Mengen, Maße, Termine oder Ausführungsvarianten, listet der Entwurf sie als Rückfragen an den Kunden — das ist oft der wertvollste Teil.
Rabatte und Zusagen bleiben beim Menschen
Nachlässe, Sonderkonditionen und Liefertermine setzt nie die KI. Sie darf höchstens darauf hinweisen, dass der Kunde danach fragt. Ein Angebot bindet Sie rechtlich.
In acht Halten zum Angebotsentwurf.
Die Halte 1 bis 6 funktionieren im Chat mit einem Claude- oder ChatGPT-Projekt, ohne jede Programmierung. Halt 7 ist der Schritt zur Übergabe an Ihr Angebotsprogramm.
Die Liste maschinenlesbar machen
Exportieren Sie Ihre Leistungs- und Artikelliste als Tabelle mit den Spalten Artikelnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Einheit und Einzelpreis. Bereinigen Sie doppelte und veraltete Einträge. Diese Tabelle ist die einzige Quelle für Positionen und Preise.
Frühere Angebote als Vorbild
Wählen Sie eine Handvoll typischer Angebote zusammen mit der Anfrage, aus der sie entstanden sind. Daran erkennt die KI, wie Sie formlose Wünsche in Positionen übersetzen, welche Positionen üblicherweise zusammen auftreten und welche Hinweise Sie dazuschreiben.
Wissen hinterlegen
Legen Sie in einem Firmenkonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag ein Projekt an — etwa in Claude Team — und laden Sie Preisliste und Beispielangebote als Projektwissen hoch. Wie das im Einzelnen geht, zeigt der Fahrplan Firmengedächtnis mit Claude.
Regeln festschreiben
In den Projekt-Anweisungen steht, was die KI tun darf und was nicht. Den Kern bilden die Grundregeln oben; ein Vorschlag zum Übernehmen steht unter dem Fahrplan. Verlangen Sie eine feste Tabellenform, damit jeder Entwurf gleich aussieht.
Aus der Mail wird ein Entwurf
Kopieren Sie die Kundenanfrage in einen Chat im Projekt oder laden Sie den Anhang hoch. Die KI liefert eine Positionstabelle, eine Liste offener Punkte und Rückfragen an den Kunden. Personenbezogene Angaben, die für das Angebot nicht nötig sind, lassen Sie weg.
Jeder Entwurf wird geprüft
Gehen Sie die Prüfliste unten durch, bevor irgendetwas davon ins Angebotsprogramm wandert. Gleichen Sie vor allem Preise und Artikelnummern mit der Liste ab — nicht mit dem, was im Entwurf steht.
Ins Angebotsprogramm übernehmen
Im einfachsten Fall übertragen Sie die geprüften Positionen von Hand. Viele Programme nehmen Positionen auch als Import-Datei oder über eine Schnittstelle an — etwa Lexware Office, Invoice Ninja oder ERPNext. Mit einer Automatisierung wie n8n lässt sich daraus ein Ablauf bauen, der den Entwurf direkt als Angebotsentwurf im Programm anlegt, gespeist aus dem sortierten Postfach des Fahrplans Anfragen vorsortieren. Die Freigabe bleibt auch dann beim Menschen.
Aus Korrekturen lernen
Notieren Sie, was Sie an Entwürfen korrigieren müssen. Wiederholt sich ein Fehler, gehört eine Regel in die Anweisungen oder ein weiteres Beispiel ins Projektwissen. Aktualisieren Sie die Preisliste im Projekt bei jeder Preisänderung.
Vorschlag für die Projekt-Anweisungen (zum Anpassen):
Du bereitest Angebotsentwürfe für [Firma] vor. Verwende ausschließlich Positionen aus der Datei „Preisliste“, immer mit Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit und Einzelpreis genau wie dort angegeben. Erfinde keine Positionen und keine Preise; wenn nichts passt, schreibe „fehlt“ und warum. Setze keine Rabatte, Sonderkonditionen oder Liefertermine. Gib zuerst eine Tabelle mit den Spalten Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Begründung aus, danach offene Punkte und Rückfragen an den Kunden. Markiere geschätzte Mengen ausdrücklich als Schätzung.
Bevor ein Angebot rausgeht.
Kurz genug, um sie jedes Mal zu benutzen.
Inhalt
- Gibt es jede Position so in der Preisliste, mit dieser Artikelnummer?
- Stimmen Mengen und Einheiten — Stück, Stunde, Pauschale, Quadratmeter?
- Stimmen Preise, Netto und Brutto, Steuersatz?
- Ist jede Frage des Kunden beantwortet oder als Rückfrage vermerkt?
Zusagen und Form
- Keine Termin-, Preis- oder Leistungszusage ohne Ihre Freigabe
- Rabatte und Sonderkonditionen bewusst selbst gesetzt
- Empfänger, Anrede und Bezug zur Anfrage korrekt
- Hinweis „KI-Entwurf“ vor dem Versand entfernt
Datenschutz: Anfragen enthalten personenbezogene Daten. Nutzen Sie nur Firmenkonten mit Auftragsverarbeitungsvertrag, nie private Konten, und tragen Sie die Verarbeitung in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein. Wer Kundenanfragen nicht an einen Cloud-Dienst geben möchte, betreibt das Sprachmodell selbst — siehe KI im eigenen Haus.
Stand der Angaben: September 2026, nach den Hilfeseiten der Hersteller.
Lieber mit Begleitung?
Meist steckt die Arbeit in der Preisliste und den Regeln, nicht in der KI. Im kostenlosen Vorgespräch schauen wir, wie Ihre Angebote heute entstehen und was sich davon vorbereiten lässt.