Firmengedächtnis mit Claude, Schritt für Schritt.
Wie Sie Angebote, Verträge, Handbücher und Protokolle in ein Claude-Projekt legen, sodass Ihr Team dazu Fragen in normaler Sprache stellen kann — mit Verweis auf das Dokument, aus dem die Antwort stammt. Dieser Fahrplan beschreibt den Weg über den Cloud-Dienst Claude von Anthropic, einschließlich der Stellen, an denen er nicht passt.
Für wen dieser Weg taugt.
Ein Claude-Projekt ist der schnellste Weg zu einem Firmengedächtnis, weil nichts installiert werden muss. Dafür liegen die Unterlagen bei einem US-Anbieter. Ob das für Sie in Ordnung ist, entscheidet sich an den Dokumenten, nicht an der Technik.
Gut geeignet
- Ein kleines Team, das gemeinsam in denselben Unterlagen sucht
- Handbücher, Produktunterlagen, Vorlagen, Richtlinien, abgeschlossene Angebote
- Dokumente als PDF, Word, Text oder Tabelle — also das, was ohnehin auf dem Laufwerk liegt
- Sie wollen erst einmal sehen, ob ein Firmengedächtnis im Alltag genutzt wird, bevor Sie in eine eigene Lösung investieren
Eher nicht geeignet
- Personalakten, Gesundheitsdaten oder Unterlagen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen
- Ihre Vorgaben verlangen, dass Daten in der EU gespeichert werden — bei Claude liegen sie in den USA
- Sehr große Bestände, die sich laufend ändern und immer aktuell sein müssen
- Das Wissen soll später von eigenen Programmen weiterverarbeitet werden, ohne den Umweg über einen Chat
Für den zweiten Fall gibt es den Weg über eigene Hardware: dasselbe Prinzip, aber auf einem Server in Ihrem Haus. Wie das aussieht, steht auf der Seite KI im eigenen Haus. Was ein Firmengedächtnis grundsätzlich leistet und wo seine Grenzen liegen, beschreibt die Seite Das Firmengedächtnis.
Was Sie brauchen.
Die Technik ist das Kleinste daran. Entscheidend sind der richtige Tarif, eine Person, die sich kümmert, und eine Auswahl an Unterlagen, die wirklich gelten.
Claude Team statt Einzelkonto
Projekte gibt es in allen Tarifen, gemeinsam nutzen lassen sie sich aber nur in Team und Enterprise. Nur dort gelten die geschäftlichen Bedingungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und nur dort werden Ihre Eingaben standardmäßig nicht zum Training verwendet. Ein privates Pro-Konto taugt höchstens zum Ausprobieren mit unkritischen Beispieldokumenten.
Eine Person, die pflegt
Jemand legt fest, was hinein darf, lädt neue Fassungen hoch und löscht alte. Ohne diese Rolle veraltet der Bestand, und das Team verliert das Vertrauen in die Antworten — meist schneller, als man denkt.
Eine Auswahl, kein Laufwerk
Nicht der ganze Serverordner, sondern die gültigen Fassungen der Dokumente, zu denen tatsächlich Fragen gestellt werden. Mit wenigen gut gewählten Unterlagen anzufangen ist besser als mit allen.
In neun Halten zum Firmengedächtnis.
Die Schritte bauen aufeinander auf. Die ersten drei passieren, bevor Sie Claude überhaupt öffnen — und sie entscheiden am meisten über die Qualität der Antworten.
Team-Konto einrichten und die Einstellungen prüfen
Legen Sie unter claude.com einen Team-Zugang an und laden Sie die Kolleginnen und Kollegen ein, die das Firmengedächtnis nutzen sollen. Mit den geschäftlichen Bedingungen ist der Auftragsverarbeitungsvertrag bereits vereinbart; ein eigenes Dokument müssen Sie dafür nicht unterschreiben. Prüfen Sie als Inhaber in den Einstellungen der Organisation zwei Dinge: Die Bewertung von Antworten per Daumen kann Anthropic zum Training verwenden — die Funktion lässt sich abschalten. Und die Erinnerungsfunktion über Chats hinweg ist im Team-Tarif zunächst aus; lassen Sie sie aus, solange Sie nicht wissen, wofür Sie sie brauchen.
Gültige Fassungen zusammenstellen
Sammeln Sie in einem Ordner nur die Dokumente, die gelten: die aktuelle Preisliste statt aller Preislisten, der unterschriebene Vertrag statt der Entwürfe. Doppelte und überholte Stände sind der häufigste Grund für falsche Antworten. Personenbezogene Unterlagen, die niemand erfragen muss, bleiben draußen.
Dateien lesbar und eindeutig benennen
Gescannte Dokumente ohne Textebene sind für Claude im Zweifel nur Bilder. Lassen Sie sie vorher durch eine Texterkennung laufen — die meisten Scanner-Programme können das, als freie Software gibt es zum Beispiel OCRmyPDF. Geben Sie jeder Datei einen sprechenden Namen wie 2024-03_Wartungsvertrag_Musterfirma.pdf: Anthropic empfiehlt klare Dateinamen ausdrücklich, und Sie können sich in Fragen später gezielt darauf beziehen. Einzelne Projektdateien dürfen höchstens 30 MB groß sein.
Projekt anlegen
Öffnen Sie in Claude den Bereich Projects und legen Sie ein neues Projekt an, zum Beispiel „Firmengedächtnis Vertrieb“. Name und Beschreibung dienen nur Ihrer Übersicht. Im Team-Tarif wählen Sie, ob das Projekt zunächst privat bleibt oder für die ganze Organisation sichtbar ist — beginnen Sie privat, bis der Inhalt geprüft ist.
Regeln für die Antworten festlegen
In den Projekt-Anweisungen steht, wie Claude in diesem Projekt antworten soll; sie gelten für jeden Chat darin. Hier legen Sie fest, dass jede Antwort belegt wird — ohne Beleg ist eine Antwort nicht überprüfbar. Ein Vorschlag zum Übernehmen steht unter dem Fahrplan.
Wissen ins Projekt laden
Laden Sie die vorbereiteten Dateien als Projektwissen hoch. Unterstützt werden unter anderem PDF, Word, Text, CSV und Excel; für Excel-Dateien muss in den Einstellungen die Code-Ausführung aktiv sein. Wird der Bestand größer, als Claude auf einmal lesen kann, schaltet es in bezahlten Tarifen automatisch auf eine Suche im Projektwissen um. Dann liest es nicht mehr alles, sondern die passenden Stellen — Fragen, die ein Dokument oder einen Kunden beim Namen nennen, werden dadurch treffsicherer.
Mit Fragen testen, deren Antwort Sie kennen
Stellen Sie zehn, zwanzig Fragen, bei denen Sie die richtige Antwort und das richtige Dokument kennen. Kontrollieren Sie nicht nur die Antwort, sondern auch den genannten Beleg. Wo Claude danebenliegt, liegt es meist an der Auswahl oder an unlesbaren Dateien — also zurück zu Halt 2 und 3, nicht an den Anweisungen herumschrauben.
Mit dem Team teilen
Über Share project geben Sie das Projekt frei. Die meisten bekommen die Rolle Can view: Sie können im Projekt fragen, aber Wissen und Anweisungen nicht ändern. Can edit bekommt nur, wer pflegt. Zeigen Sie dem Team einmal, wie man nach dem Beleg fragt und ihn öffnet.
Aktuell halten
Hochgeladene Dateien aktualisieren sich nicht von selbst. Wer eine neue Fassung ablegt, lädt sie ins Projekt und löscht die alte. Legen Sie dafür einen festen Anlass fest — etwa jede Vertragsänderung oder jede neue Preisliste — statt auf „wenn es jemandem auffällt“ zu setzen.
Vorschlag für die Projekt-Anweisungen (zum Anpassen):
Du beantwortest Fragen der Mitarbeitenden von [Firma] ausschließlich auf Grundlage der Dateien in diesem Projekt. Nenne zu jeder Aussage den Dateinamen und die Stelle (Seite, Abschnitt oder Überschrift), aus der sie stammt. Steht die Antwort nicht in den Dateien, sage das deutlich, statt zu raten. Widersprechen sich zwei Dateien, nenne beide und weise auf den Widerspruch hin. Antworte auf Deutsch, knapp und sachlich.
Was man vorher wissen sollte.
Nichts davon ist ein Grund, es nicht zu versuchen. Aber alles davon ist ein Grund, es bewusst zu entscheiden.
Technik
- Dass Claude seine Quelle nennt, ist nicht garantiert — deshalb steht es in den Anweisungen, und deshalb wird es bei Halt 7 geprüft
- Es kann sich irren und dabei überzeugend klingen, auch mit erfundenen Zitaten. Bei allem Wichtigen bleibt der Blick ins Original
- Dateien aus Google Drive lassen sich nur in private Projekte laden, nicht in geteilte
- Microsoft 365 lässt sich anbinden: Claude sucht dann live in SharePoint und OneDrive, mit den bestehenden Berechtigungen. Das braucht die Freigabe durch Ihre Microsoft-Administration
- Bilder in Dokumenten werden je nach Umfang nicht ausgewertet, nur der Text
Datenschutz
- Die Daten werden in den USA gespeichert; eine Speicherung in der EU bietet Anthropic für Claude nicht an. Die Übermittlung ist über Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt
- Anthropic ist nach SOC 2 und ISO 27001 zertifiziert — das ersetzt nicht Ihre eigene Entscheidung, welche Unterlagen hinein dürfen
- Tragen Sie die Nutzung in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein
- Legen Sie schriftlich fest, was ins Projekt darf und was nicht — eine halbe Seite genügt, aber es muss sie geben
Stand der Angaben: September 2026, nach den Hilfe- und Datenschutzseiten von Anthropic. Tarife und Funktionen ändern sich bei Cloud-Diensten häufig; prüfen Sie Details vor der Einführung.
Lieber mit Begleitung?
Die meiste Arbeit steckt in Halt 2 und 3: entscheiden, was gilt, und es lesbar machen. Dabei helfe ich, ebenso bei der Frage, ob Claude für Ihre Unterlagen der richtige Ort ist oder ob ein Firmengedächtnis auf eigener Hardware besser passt. Im kostenlosen Vorgespräch klären wir das.