ChatGPT oder Claude im Team — sauber eingeführt.
In den meisten Betrieben wird KI längst genutzt, nur eben mit privaten Konten und ohne Regeln. Dieser Fahrplan zeigt, wie Sie daraus einen geordneten Einsatz machen: mit dem richtigen Tarif, den nötigen Verträgen, einer kurzen Richtlinie und einer Einweisung, die Ihre Beschäftigten tatsächlich weiterbringt.
Das Problem heißt Schatten-KI.
Verbieten hilft selten — die Werkzeuge sind zu nützlich. Wer den Einsatz nicht regelt, bekommt ihn trotzdem, nur ohne Kontrolle.
Firmendaten im Privatkonto
Bei privaten Tarifen entscheiden die Nutzer selbst, ob ihre Eingaben zum Training verwendet werden, und es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Kundendaten oder Kalkulationen haben dort nichts verloren.
Jeder macht es anders
Ohne Richtlinie weiß niemand, was hinein darf, wie Ergebnisse geprüft werden und wer haftet, wenn ein Fehler beim Kunden landet.
Wissen bleibt beim Einzelnen
Gute Vorlagen und Arbeitsweisen entstehen in privaten Chats und verschwinden mit ihnen. Ein gemeinsamer Firmenzugang macht sie teilbar.
Welcher Dienst, welcher Tarif.
Für Firmendaten kommen nur die geschäftlichen Tarife in Frage. Die Unterschiede zwischen den Anbietern liegen weniger in der Qualität als beim Speicherort und bei den Verträgen.
ChatGPT Business oder Enterprise
Eingaben werden standardmäßig nicht zum Training verwendet. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie über ein Formular von OpenAI ab — er kommt nicht von selbst zustande. Eine Speicherung der Daten in Europa ist für Enterprise-Arbeitsbereiche belegt; ob sie für Ihren Tarif verfügbar ist, klären Sie vor dem Abschluss.
Claude Team oder Enterprise
Eingaben werden standardmäßig nicht zum Training verwendet; nur bewertete Antworten (Daumen hoch oder runter) können einfließen — das lässt sich abschalten. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der geschäftlichen Bedingungen. Die Daten werden in den USA gespeichert, eine EU-Speicherung gibt es für Claude selbst nicht.
Die französische Alternative
Der Chat von Mistral speichert Daten standardmäßig in der EU. Ausgenommen vom Training ist aber nur der Enterprise-Tarif von vornherein; in kleineren Tarifen muss es abgeschaltet werden. Wer ganz sicher gehen will, betreibt ein Modell selbst — siehe KI im eigenen Haus.
In neun Halten zum geregelten Einsatz.
Die Reihenfolge ist kein Zufall: erst klären, wofür, dann Verträge und Richtlinie, dann die Einführung. Wer mit dem Konto anfängt, regelt hinterher, was längst passiert ist.
Wofür wird KI schon genutzt?
Fragen Sie offen und ohne Vorwurf, wer welche Werkzeuge wofür benutzt. Sie erfahren dabei, welche Anwendungen wirklich gebraucht werden — und welche Daten schon in privaten Konten gelandet sind.
Datenschutz und Betriebsrat einbinden
Holen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten früh dazu, falls Sie einen haben. Gibt es einen Betriebsrat: Ein Firmenkonto mit Verwaltungsoberfläche eignet sich objektiv dazu, Verhalten und Leistung auszuwerten — damit ist er in der Regel mitbestimmungspflichtig. Eine kurze Betriebsvereinbarung schafft Klarheit für beide Seiten.
Dienst und Tarif festlegen
Entscheiden Sie anhand Ihrer Unterlagen: Wie vertraulich ist, was bearbeitet werden soll? Muss es in der EU liegen? Braucht das Team gemeinsame Projekte? Geschäftlicher Tarif ist Pflicht, private Tarife scheiden für Firmendaten aus.
Auftragsverarbeitung und Verzeichnis
Stellen Sie sicher, dass der Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen ist, und legen Sie ihn ab. Tragen Sie die Nutzung in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein. Die Übermittlung in die USA ist in beiden großen Diensten über Standardvertragsklauseln geregelt. Prüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist — nach Auffassung der Aufsichtsbehörden ist das beim KI-Einsatz häufig der Fall, etwa wenn KI persönliche Aspekte bewertet.
Eine Seite Regeln
Schreiben Sie auf, was erlaubt ist und was nicht, mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Den Kern zeigt die Liste unten. Kurz und konkret wird gelesen, lang und allgemein nicht.
Firmenzugang anlegen
Richten Sie den Arbeitsbereich ein, möglichst mit Anmeldung über Ihr bestehendes Firmenkonto (SSO) und Zwei-Faktor-Anmeldung. Prüfen Sie die Einstellungen: Training aus, Bewertung von Antworten nach Bedarf aus, Verbindungen zu Laufwerken und Postfächern nur freigeben, wo sie gebraucht werden.
Schulen und festhalten
Die KI-Verordnung verlangt, dass Sie Maßnahmen ergreifen, damit Ihre Beschäftigten die Werkzeuge kompetent nutzen. Ein festes Format oder Zertifikat gibt es nicht. Zeigen Sie an Ihren eigenen Aufgaben, was gut funktioniert, wo die KI sich irrt und wie man Ergebnisse prüft — und notieren Sie, wer wann eingewiesen wurde.
Private Konten ablösen
Bitten Sie alle, bewährte Vorlagen und Anleitungen in den Firmenzugang zu übernehmen, und untersagen Sie ab dann Firmendaten in privaten Konten. Mit dem neuen Zugang gibt es dafür keinen Grund mehr.
Regeln an der Praxis messen
Sammeln Sie nach einigen Wochen, was gut läuft und wo es hakt. Passen Sie Richtlinie und Einstellungen an. Die Dienste ändern sich laufend; ein Blick auf neue Funktionen und geänderte Bedingungen gehört regelmäßig dazu.
Was in die Richtlinie gehört.
Angelehnt an die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz und die Checkliste des Hamburger Datenschutzbeauftragten.
Regeln
- Welche Dienste für welche Zwecke erlaubt sind — mit Beispielen
- Nur der Firmenzugang, mit Zwei-Faktor-Anmeldung
- Keine personenbezogenen Daten ohne Not. Namen entfernen reicht oft nicht, wenn Zusammenhänge die Person verraten
- Keine Geschäftsgeheimnisse in Dienste, die dafür nicht freigegeben sind
Umgang mit Ergebnissen
- Jedes Ergebnis wird geprüft, bevor es verwendet wird — KI kann überzeugend falsch liegen
- Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen trifft ein Mensch
- Urheberrecht beachten, vor allem bei Bildern und fremden Texten
- Wer ist Ansprechpartner bei Fragen und Fehlern?
Wie aus dem Firmenzugang ein gemeinsamer Wissensvorrat wird, zeigt der Fahrplan Firmengedächtnis mit Claude.
Stand der Angaben: September 2026, nach den Datenschutz- und Hilfeseiten der Anbieter, der Orientierungshilfe „KI und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz und der KI-Verordnung. Das ist keine Rechtsberatung; für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.
Lieber mit Begleitung?
Auswahl, Richtlinie und eine Einweisung an Ihren eigenen Aufgaben — das lässt sich gut gemeinsam vorbereiten. Im kostenlosen Vorgespräch klären wir, was bei Ihnen schon läuft und was fehlt.